Legal Project  Management – besser, schneller, günstiger?

MAG. ARMIN HENDRICH  Partner bei DLA Piper

ASTRID PALLER  Senior Legal Project Manager bei DLA Piper

 

 

NEUE WEGE. Das Erbringen der anwaltlichen Dienstleistung hat stark an Komplexität gewonnen. Stetig steigende Informationsmengen und „just in time“ Konzepte, die den Zeitdruck verstärken, legen noch einmal eins nach.

 

Projektmanagement ist kein neuer Begriff, die Umsetzung in der Erbringung von Rechtsberatung leider dennoch. Anwälte mussten schon immer umfangreiche Mandate betreuen, die Qualität innerhalb der Mandate gewährleisten und etwaige Fristen managen. Dennoch fiel das Werben um Projektmanager bislang eher mager aus. Dies lag nicht zuletzt an der Tatsache, dass Anwälte es nicht gewohnt sind, Management-Aufgaben abzugeben, um die zeitgerechte und kosteneffziente Umsetzung der Mandate zu gewährleisten. Diese traditionelle Herangehensweise ist im Bereich der Wirtschaftskanzlei kaum noch haltbar. Unternehmen sind es längst gewohnt, auch solche zusätzlichen Leistungen von Kanzleien zu beziehen und sehen dies ungern in hohen Stundensätzen für Juristen refektiert, sondern verlangen eine alle Leistungen umfassende transparente, projektbezogene Preisgestaltung. Diese neue Realität und hier und da doch der Wille, Neues auszuprobieren, sind der Grund, weshalb die Nachfrage nach Support von Legal Project Managern in den letzten Jahren klare Lebenzeichen abgibt. Dort, wo es eingesetzt wird, erweist sich das Legal Project Management (LPM) als kritischer Bestandteil und als Auswahlkriterium bei Mandanten. Gutes Projektmanagement steht bei Mandanten hoch im Kurs.

 

Aber was genau passiert nun beim  Legal Project Management?

LPM bedeutet, Werkzeuge des klassischen Projektmanagements in einem rechtlichen Kontext zu implementieren und umzusetzen. Es geht darum, ein Projekt im Voraus proaktiv zu planen, das laufende Projekt anschließend bis hin zum Abschluss zu überwachen und den Ablauf innerhalb des Projektes möglichst effzient zu gestalten. Das LPM unterstützt Anwälte und deren Teams dabei Kosten und Fristen zu kontrollieren, interne aber auch externe Kommunikationen zu op- timieren sowie eine hohe Transparenz zwischen allen Stakeholdern zu gewährleisten. Ebenso sollen durch das Projektmanagement Doppelarbeit vermieden, Prozesse schlicht verbessert und eine einheitliche hohe Qualität gewährleistet werden.

 

Stichwort Change Management

Ein großer Teil von Projektmanagement besteht jedoch im Change Management. Alleine das Wort Change Management führt bei vielen Anwälten bereits zu Gänsehaut. Anwälte gehen doch meist noch lieber ihren Gewohnheiten nach und ten- dieren dazu Veränderung kritisch zu sehen. Der Mensch ist eben ein Gewohnheitstier, welches die Veränderung von Abläufen grundsätzlich erst einmal scheut. Damit ein erfolgreiches Projektmanagement implementiert bzw. ausgebaut wer- den kann, erfordert es ein Umdenken. Hierbei muss das Verständnis (wieso, weshalb & warum) und eine Struktur vorhanden sein. Kanzleien sind also aufgefordert, „out of the box“ zu denken und fexible Lösungen anzubieten, um effzienter als je zuvor zu arbeiten. Mit der Implementierung von LPM geht also auch einher, die Art und Weise Mandanten zu betreuen, zu optimieren und innovative Produkte und Services zu entwickeln und implementieren. Wer also neue Wege beschreitet, implementiert LPM als Teil innovativer interner Prozesse und Tools, die langfristig den Mandaten zugutekommen. Hier-

zu zählen in etwa Case Management Tools, Knowledge Management und Dokumenten Standardisierung. Wem nun bereits die ersten grauen Haare gewachsen sind, der sei beruhigt. Ein nach innen gerichtetes Project/Portfolio Management Office, welches sich um die Priorisierung und Durchführung interner Projekte kümmert und dabei Zeit und Kostenaufwand im Auge behält, und in der Mandantenbeziehung der Legal Project Manager, haben dies alles im Griff. Der Gewinner sind die Kanzleien und ihre Mandanten gleichermaßen.