Digitale Innovation: Kosten sparen, Kontakt verbessern

Die Wiener Wirtschaftskanzlei HSP Law mit den Partnern von jurXPERT und IURIO
Die Wiener Wirtschaftskanzlei HSP Law mit den Partnern von jurXPERT und IURIO

Die renommierte Wiener Wirtschaftskanzlei HSP Law setzte schon lange vor Corona und Terror auf neue Wege der internen und externen Kommunikation. Gemeinsam mit den Partnern jurXPERT und IURIO wurde eine ebenso kostensparende wie effiziente digitale Arbeitsstruktur verwirklicht.

 

ANWALT AKTUELL: Herr Dr. Wagesreiter, es sind turbulente Zeiten, wir treffen uns hier unweit des Terrortatortes vom 2. November. Wie haben Sie diesen Tag in Ihrer Kanzlei erlebt?

 

Dr. Peter Wagesreiter: Ich selbst war an diesem Abend zuhause, da die Kinder noch Ferien hatten. Die Ereignisse wurden jedoch über die Whats- App-Gruppe der Kanzlei quasi „live“ geteilt. Ein Fenster des Besprechungsraums, in dem wir hier sitzen, weist noch den Einschuss eines Querschlägers auf, weil der Attentäter durch die Gonzagagasse gezogen ist, zum Glück eine Stunde nach einer Besprechung, die hier stattgefunden hat. Die meisten Mitarbeiter haben die Kanzlei vor 20 Uhr verlassen, bis auf zwei, die auf Anordnung der Polizei das Haus erst um zwei Uhr früh verlassen durften.

 

ANWALT AKTUELL: Es waren hoffentlich nicht solche dramatischen Ereignisse, die Ihre Kanzlei zum Thema Digitalisierung geführt haben?

 

Dr. Peter Wagesreiter: Nein, Gott sei Dank nicht. Wir haben vor knapp zwei Jahren begonnen, die Zusammenarbeit mit der Firma jurXPERT zu intensivieren. Wir haben unsere Anforderungen als Wirtschaftskanzlei damals konkretisiert und bekamen sehr rasch ein konstruktives Feedback. Es entstand ein sehr fruchtbarer Dialog.

 

ANWALT AKTUELL: Was haben Sie sich speziell für die Kanzlei HSP Rechtsanwälte einfallen lassen?

 

Vladan Katanic: Als Partner des „Legal Tech Hub Vienna“ greifen wir gerne neue Themen auf und bieten sie auf eine Art an, die es unseren Kunden ermöglicht, sie direkt einzusetzen. Neben unseren innovativen Eigenentwicklungen, wie dem KYC-Prozess in medix5, eruieren wir, was andere „Legal Tech“-Produkte, wie die von Online-Datenraumanbietern, voneinander unterscheidet. Mit HSP haben wir einen Kooperationspartner, der auf unsere innovativen Ideen immer positiv reagiert.

 

ANWALT AKTUELL: Sie sind in der Kanzlei federführend für den Bereich IT zuständig. Was waren Ihre Vorgaben und Erwartungen an jur-XPERT?

 

Ing. Florian Moises: Wie Sie wissen, ist die Rechtsanwaltsbranche eher konservativ. Ich sehe hier das erfreuliche Beispiel einer Zusammenarbeit, die digitale Innovation erfolgreich praktiziert. Uns geht es in letzter Zeit wesentlich um die Ver- einfachung der Kanzleiarbeit.

Als Anwalt muss man bekanntlich den physischen Akt führen. In relativ kurzer Zeit haben wir so gut wie alle Akten digitalisiert. Die digitalen Akten sind mittlerweile umfangreicher als die physischen Akten. Dazu kommen in der letzten Zeit zusätzlich cloudbasierte Lösungen.

 

 

Dr. Peter Wagesreiter: Da gab es gerade kürzlich eine Lockerung bzw. Klarstellung der Bestimmungen für Anwälte, wie und wann eine Kanzlei überhaupt eine Cloud verwenden darf. Das war bisher zumindest unklar, wenn nicht überhaupt verboten. Insofern zieht die Kammer hier nach.

 

ANWALT AKTUELL: Auf der digitalen Seite ist als zweiter Partner die Firma IURIO tätig. Welche zusätzliche Leistung bringen Sie hier ein?

 

Mag. Arnold Scherabon M.A.: jurXPERT ist die digitale Basis für den Anwalt, IURIO ist das Werkzeug, wenn es um die Kollaboration in der Kanzlei und vor allem mit dem Mandanten geht. Wir integrieren uns sehr einfach in den Arbeitsprozess des Anwalts und helfen ihm Kosten zu sparen bzw. mehr Umsatz zu generieren und gleichzeitig kann der Anwalt seinen Mandanten ein neues, zeitgemäßes digitales Service bieten. Wir ermöglichen das zeitgleiche Zusammenarbeiten an Dokumenten in internen und externen Datenräumen, inkl. automatischer Versionierung, User Tracking, und vielem mehr. Wir haben die Funktionen und die Preisgestaltung so entwickelt, dass die Anwendungsfelder von kleinen Zivilverfahren bis zu Transaktionen oder Bauträgerverfahren reichen. Bisher waren derartige Datenräume kompliziert zu verwenden und für „kleine“ Verfahren zu teuer, IURIO ist hingegen für Anwalt und Mandant sofort verständlich und die Kosten können übersichtlich an den Mandanten weiterverrechnet werden. Außerdem bieten wir Projektmanagement Module an, um noch effzienter und übersichtlicher zu arbeiten und über unsere Chat Funktion kann man sich viele interne und externe Emails ersparen. Zusätzlich bringt unsere spezielle Verschlüsselung das höchste Maß an Sicherheit für alle Daten.

 

Vladan Katanic: Personen-, Akten-, Workflow- und Dokumentenverwaltung sowie viele weitere Themenbereiche sind bei vielen unserer Kunden durch jurXPERT sehr gut gelöst. Aus unserer Sicht macht die Schnittstelle mit dem Online-Kollaborationstool IURIO Sinn, weil damit alle Dokumente letztlich wieder in unserer Dokumentenverwaltung landen und man sich als jurXPERT Nutzer nicht auf verschiedenen Plattformen einloggen muss. Wir beseitigen damit effektiv Reibungs- und Zeitverluste und helfen die Übersicht zu behalten. Das Produkt, in dem sich die eigenen Dokumente im Zugriff befinden und die Stelle, an der ich externe Dokumente teile, sind in derselben Maske zu sehen. Man muss sich nicht mehr darum kümmern, ob man die aktuellste Version eines Dokuments hat oder wie man von einem zum anderen Portal kommt. Als jurXPERT sehen wir uns in der Rolle, dass wir alles vereinen und an einen Ort zurückbringen.

 

Dr. Peter Wagesreiter: Das ist auch sehr wichtig, weil ich nie mehrere Versionen eines Dokuments, z.B. eines Vertrags, der gerade gemeinsam mit dem Mandanten oder dem Vertragspartner verhandelt und überarbeitet wird, in verschiedenen Anwendungen haben darf, wenn ich nicht weiß, was ist jetzt der letzte Stand der Dokumente … Das wäre ein Supergau. Dadurch, dass alle Dokumente im Datenverwaltungssystem von jurXPERT zusammengeführt werden, weiß ich jeweils: das ist die letzte Version.

 

ANWALT AKTUELL: Abschließend noch eine zentrale anwenderbezogene Frage: Die Rechtsanwälte veranstalten solche digitalen Innovationen ja nicht aus Jux und Tollerei. Was bringt diese digitale Innovation eigentlich in Richtung Mandantschaft?

 

Dr. Peter Wagesreiter: Kosten für den Mandanten zu reduzieren ist hier die Devise. Die von jurXPERT und IURIO zur Verfügung gestellte Anwendung hilft uns tatsächlich, Arbeitsabläufe, insbesondere solche, die gemeinsam mit dem Mandanten erfolgen, zu erleichtern und zu beschleunigen, sowie Aufwand und damit Kosten zu verringern und den Kontakt mit den Mandanten auch in Zeiten wie diesen besser halten zu können. Persönliche Besprechungen lassen sich damit vermindern oder vermeiden, wo sie nicht notwendig sind. Abgesehen von den vielen verschiedenen Internetkommunika- tionsportalen sind wir in der Lage, mit unseren Klienten auf sicherem Weg zu chatten, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und diese zu teilen. Auf diese Weise wird sowohl beim Mandanten wie auch bei uns in der Kanzlei der Workfow verbessert.

 

Meine Herren, danke für das Gespräch.

 

HSP Law  Rechtsanwälte GmbH 1010 Wien Gonzagagasse 4 www.hsp.law

jurXPERT XPERT Business  Solutions GmbH 1120 Wien Technologiestraße 8 www.x-bs.at

IURIO Legal Tech Services GmbH 8010 Graz Schörgelgasse 31 www.iurio.com