Effiziente Kommunikation in der Kanzlei

Die Optimierung von Arbeitsabläufen dient nicht nur der Effizienzsteigerung. Eine gute, verlässliche und vor allem einfach umgesetzte Kommunikationsstruktur innerhalb des Unternehmens trägt maßgeblich dazu bei, Fehler zu vermeiden.

 

Die Kanzleisoftware WinCaus.net verfügt mit den „WinCaus.net-Nachrichten“ über ein praktisches Hilfsmittel für die kanzleiinterne Kommunikation in Rechtsanwaltskanzleien. Dadurch, dass der Kommunikationskanal unmittelbar in der Kanz- leisoftware integriert ist, reduziert es nicht nur den Papierverbrauch in der Kanzlei, sondern trägt auch dazu bei, Datenverluste oder Datenlecks hintanzuhalten, weil keine Daten außerhalb der Kanzleisoftware abgelegt oder per E-Mail versendet werden müssen. So lassen sich für einzelne Dokumente, Termine und andere Aktenbestandteile Bearbeitungsan- fragen an einzelne Mitarbeiter erstellen und senden. Wird beispielsweise ein Dokument mit einer derartigen Bearbeitungsanfrage versendet, bleibt es mit dem Akt verbunden. Das führt dazu, dass die Bearbeitung am eigentlichen Dokument erfolgt und keine externen Kopien und Versionen erstellt werden müssen. Überschneidende Bearbeitungen und Versionskonflikte, wie sie beim Versenden von Dateien per E-Mail zur Bearbeitung außerhalb der Kanzleisoftware auftreten können, sind damit ausgeschlossen. Gerade in der aktuellen Situation, wo Homeoffce einen breiten Anwendungsbereich genießt, sind derartige Arbeitserleichterungen wichtig, um Abläufe effzient und Inhalte konsistent zu halten.

 

Der Workfow lässt sich etwa am folgenden Beispiel veranschaulichen: Ein Mitarbeiter bereitet den Entwurf eines Schriftsatzes vor, den der Rechtsanwalt kontrollieren soll. Alles, was er dazu tun muss, ist, die noch zu kontrollierenden Dokumente direkt im WinCaus. net-Akt oder in der Dokumentenliste zu markieren und eine Bearbeitungsanfrage an den Rechtsanwalt zu senden. Im Nachrichtenfenster, das dann aufgeht, kann ein kurzer Text an den Empfänger eingetragen werden. Nach dem Absenden der Bearbeitungsanfrage erscheint beim Empfänger in der Statusleiste die Meldung, dass eine neue Nachricht für ihn bereit steht und er kann sie direkt öffnen. Es werden ihm dann die Anlagen, also die zu bearbeitenden Dokumente, angezeigt, die direkt geöffnet werden können. Auf Wunsch lässt sich auch eine Lesebestätigung an den Absender retournieren, sodass dieser weiß, dass

der Empfänger das Dokument zur Kenntnis genommen hat. Für eine spätere Bearbeitung lässt sich das Dokument übrigens auch auf dem WinCaus.net-Arbeitsplatz ablegen, von wo man es jederzeit bequem wieder öffnen und daran weiterarbeiten kann. Ein weiterer Vorteil dieses mit dem Dokumentenmanagement verknüpften Nachrichtensystems ist die Protokollierung des Änderungsverlaufes. Damit lässt sich die Dokumentenhistorie stets zurückverfolgen und mit wenigen Mausklicks können sogar frühere Versionen des Dokuments wiederhergestellt werden. Auch der Verlauf der Nachrichten ist gespeichert, sodass die einzelnen Bearbeitungen lückenlos dokumentiert sind. Die WinCaus.net-Nachrichten bieten also gerade dann, wenn mehrere Personen in der Kanzlei an denselben Dokumenten arbeiten müssen, ein praktisches und nahtlos in die Kanzleisoftware integriertes Hilfsmittel, das auch das Arbeiten von Zuhause oder einem sonstigen Ort erheblich erleichtern kann.

 

Bonygasse 40/Top 2 1120 Wien, Österreich

Tel.: +43 (1) 812 67 68 - 0 Fax: +43 (1) 812 67 68 - 20 office@edv2000.net