Am Weg zur digitalen Kanzlei

Mit der elektronischen Kommunikation ändern sich auch die Anforderun­gen an Juristen. Die Ansprüche der Klienten in Bezug auf Auskunftsfähigkeit, Reaktionszeit und Interaktion sind gestiegen. Aber diese sind schwer zu erfüllen, solange papierbasierte Akten und Ablagesysteme lange Recherchen und Kommunikationswege­ verursachen. Seit langem wird die Umstellung auf eine konsequent digitale Arbeitsweise unter dem Stichwort „papier­loses Büro“ propagiert. Die Realität ist meist weiterhin das „hybride Büro“, das zu Doppelarbeit führt.

 

Zeit und Kosten sparen mit Adobe PDF statt Papier

Ein beträchtlicher Teil des juristischen Alltags besteht aus der Auswertung und Beschaffung von Dokumenten auf Papier: Recherchen und Beweismaterial zusammenstellen, Verträge auf-setzen und abstimmen sowie die Sammlung und Wiederverwendung von Dokumenten.

 

Die Software Adobe Acrobat Pro DC bietet dazu Werkzeuge, um Papierdokumente mit elektronischen PDF Dokumenten und Workflows komplett zu ersetzen. Inhalte aus unterschiedlichen Quellen, wie Office-Dateien, E-Mails, Web-Seiten, gescannte Dokumente sowie Bilder und Fotos lassen sich damit intuitiv und effizient bearbeiten. Durch diese Digitalisierung können Abläufe, Dokumentationen und Vertragsverhandlungen um ein Vielfaches beschleunigt werden. Das bringt Einsparungen bei den Druckkosten und kaum Suchaufwand bei gleichzeitiger Verfügbarkeit aller relevanten Daten.

 

Digitale Dokumente sicher bearbeiten und verwalten

 

PDF ist nicht gleich PDF – der kostenlose Adobe Reader ist nur zur Ansicht. Mit Adobe Acrobat Pro DC lassen sich PDF-Dokumente

  • überarbeiten, kommentieren, Inhalte hinzufügen oder löschen.
  • mittels OCR-Technologie durchsuchen – auch Bilddateien.
  • mit Lesezeichen und Verknüpfungen versehen und
  • gleichzeitig von mehreren Mitarbeitern auf verschiedenen Endgeräten bearbeiten.

Adobe PDF Dokumente können mit einheitlichen Sicherheitseinstellungen versehen werden, wie zum Beispiel Kennwörtern, elektronischen Signaturen oder Verschlüsselungen. Spezielle Zugriffsrechte machen auch die Einsichtnah-me von Externen leicht möglich. So kann verhindert werden, dass PDF Dokumente verändert, kopiert oder ausgedruckt werden.

 

Spezielle Funktionen für juristische Zwecke

Zusätzlich verfügt Adobe Acrobat Pro DC über Werkzeuge, die beim Austausch von Unterlagen wichtig sind:

- Akten-Nummerierung:

die elektronische Nummerierung, zum Beispiel für Gerichtsverfahren, ist deutlich effizienter als der Einsatz von Stempel oder Etiketten.

 

- Schwärzen:

Nicht immer ist es erlaubt oder sinnvoll, den gesamten Inhalt offenzulegen. Wörter oder ganze Textabschnitte können gesucht und auto misch geschwärzt werden, um sie dauerhaft zu löschen.

 

- Entfernen von Metadaten:

Auch unsichtbare und verborgene Inhalte lassen sich per Mausklick vollständig entfernen und vertrauliche Daten sind so geschützt.

 

Neue Chancen für Anwalt 4.0

Die Herausforderungen für Juristen liegen neben der optimalen Organisation der Arbeits­abläufe auch im Bereich des Wissensmanagements. Bei einer professionellen Anwaltssoftware, wie zum Beispiel jurXPERT, läuft vom Web-ERV, über die Leistungserfassung sowie Termin- und Dokumentenmanagement, bis hin zur Verrechnung gleich alles vollständig digital ab. Das ermöglicht zudem auch unterwegs per App und Webzugang Zugriff auf die digitalen Akten.

 

- Adobe Acrobat Pro DC im Rechtswesen live erleben unter:

https://youtu.be/WHtNPgx9Tgg

 

-Weitere Informationen:

www.acp.at www.jurxpert.at