Kanzleiarbeit planen und organisieren mit der Gewissheit nichts zu übersehen

Herkulesaufgabe statt Sisyphusarbeit! Optimieren Sie Ihre Postbearbeitung und minimieren Sie den Zeit- und Personalaufwand durch standardisierte Abläufe.  Wir planen, organisieren, optimieren, standardisieren und automatisieren Ihre gesamte Postbearbeitung. Dadurch wird fexibles aber auch ortsunabhängiges  Arbeiten möglich – der Schreibtisch wandert mit. Der gut organisierte Post- Bearbeitungsablauf ist der rote Faden für die gesamte Kanzleiorganisation.

 

Welche Eingangspost ist durch den/die RechtsanwältIn selbst zu bearbeiten, auf welche Art erfolgt die Erledigung - als E-Mail, als Diktat, als Rückruf? Welche Poststücke können durch den/die RechtsanwaltsanwärterIn, welche durch das Sekretariat selbständig bearbeitet und erledigt werden? Wie und mit welchen standardisierten Arbeitsabläufen erfolgt die Qualitäts- und Vollständigkeitskontrolle? Fragen zur täglichen Kanzleiorganisation, auf die es ganz einfache  Antworten gibt.

 

Ein Zuständigkeits- und Ablaufdiagramm in 4 Schritten:

1. Eingangspost erhalten und verarbeiten –  zentral durch das Sekretariat

  • E-Mails abrufen, Gerichts-Rückverkehr empfangen, Papierpost einscannen
  • Spams eliminieren, Akten zuordnen,  Dokumente aufnehmen
  • Daten übernehmen, Zuständigkeiten vordefnieren, Kommentare/Memos hinzufügen
  • Leistung verzeichnen

2. (elektronische) Postsitzung starten - durch alle Beteiligten RA, RA A & Sekretariat

  • Gesamte Einganspost wird in elektronischer Postsitzung zugeordnet, falls noch nicht erfolgt
  • Termine und Fisten können kontrolliert werden
  • Jedes Poststück wird einem Sachbearbeiter zugeteilt
  • Jedes Poststück ist einer Postsitzung zugeordnet
  • Zuteilung mit oder ohne Arbeitsanweisungen und Kommentaren
  • Druckanweisungen erteilen und Vorlage des Hanaktes anfordern
  • protokollierung jeder Entscheidung und Befristung

3.  Postsitzung beendet - jedem Poststück seine Zuständigkeit

  • Kein Poststück geht "verloren"
  • Jedes Poststück hat "seinen" Bearbeiter
  • Postsitzungsprotokoll für Fristenkontrolle und als Wiedereinsetzungsargument

 

4. Individualisierter virtueller "Schreibtisch" für jeden

  • Eigene Posteingansmappe: Abarbeitung/Anweisung/Übertragung von Poststücken
  • Einfache Arbeitsanwisung an Sekretariat oder RechtsanwaltsanwärterIn
  • Eigene elektronische Unterschriftenmappe zur Kontrolle/Korrektur/Vorlage jed RechtsanwältIN
  • Abfertigungsmöglichkeit für elektronische Dokumente aus der eigenen Unterschrifsmappe (ERV, E-Mail)
  • Historie der Arbeitsanweisung und Kommentare

 

Sie wollen Ihre Kanzleiorganisation optimieren, ohne den Workflow der Kanzlei zu ändern? Das vorgestellte Konzept ist sofort einsetzbar, ohne jegliches Nacherfassen von Daten. Es ermöglicht ortsunabhängiges produktives Arbeiten und Organisieren des gesamten Kanzleialltages –  auch von zuhause aus.

Kontaktieren Sie uns — die Paragraph-Software GmbH

Wir sind die Spezialisten für die  Ablauforganisation Ihrer Anwaltskanzlei!

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