Sichere Kommunikation – Wie geht das?

Kommunikation prägt unseren Alltag, beruflich wie privat. Dabei sind Rechtsanwälte, wie auch andere freie Berufe, aufgrund der sie treffenden Verschwiegenheitspflicht mehr denn je damit konfrontiert, dass sie ihre berufliche Kommunikation einerseits effizient, andererseits aber auch unter bestmöglicher Wahrung der Verschwiegenheitspflicht abwickeln müssen.

 

Die derzeit wohl weiterhin gängigste elektronische Kommunikationsform, das E-Mail, ist da nicht gerade ein leuchtendes Beispiel und in jüngerer Zeit wurde auch immer wieder Kritik an Messenger-Diensten wie Whatsapp oder an Videokonferenzlösungen wie Zoom geäußert.

Zwar bietet in Europa die DSGVO einen rechtlichen Rahmen, aber aufgrund des CLOUD-Acts sind US-amerikanische IT-Dienstleister verpflichtet, den US-Behörden auch dann Zugriff auf gespeicherte Daten zu gewährleisten, wenn die Speicherung nicht in den USA erfolgt. Umso problematischer erscheinen daher Kommunikationslösungen und Cloud-Dienste, die über die USA laufen: Wenn man beispielsweise ein E-Mail von Österreich nach Deutschland an eine .com Domain verschickt, nimmt diese sehr wahrscheinlich keinen direkten Weg, sondern gelangt auf einem Umweg über die USA zum Empfänger und eröffnet damit den Zugang zumindest für amerikanische Einrichtungen zur Nachricht. Insgesamt sind daher die meisten Cloud Lösungen sowie das klassische E-Mail aus datenschutzrechtlichen Erwägungen als nicht sicher einzustufen.

 

Zugriffe durch andere Staaten und deren Behörden ausgeschlossen

Diesem Problem begegnet eine neue Kommunikationslösung für Rechtsanwälte, die EDV 2000 anbietet, die den Informationsaustausch zwischen Rechtsanwälten und ihren Mandanten, aber auch mit Versicherungen, Banken, Behörden, Ärzten und anderen Institutionen auf eine komplett neue, sichere Stufe hebt. Dadurch, dass sich die verwendete Hardware vollständig in Österreich befindet, sind Zugriffe durch andere Staaten und ihrer Behörden ausgeschlossen. Zwei Rechenzentren arbeiten mit Hochverfügbarkeitsclustern und bieten eine vollständige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung an. Die Nachrichten sowie angehängte Dokumente und Dateien sind zu keinem Zeitpunkt unverschlüsselt und daher für Dritte nicht lesbar. Die Verschlüsselung der Daten erfolgt direkt am Server, sodass auch bei einem „Data Breach“, also einem „Datenleck“ höchste Sicherheit besteht. Sobald Daten abgerufen wurden, bleibt nichts mehr am Server zurück. Dem datenschutzrechtlich geforderten „Recht auf Vergessen“ wird dadurch ebenfalls entsprochen. Zusätzlich kann ein solcher Kommunikationskanal auch auf Zeit angelegt sein. In diesem Fall wird die gesamte Kommunikation nach der angegebenen Zeit vom Server gelöscht und hinterlässt keine Spuren.

 

Die Einrichtung eines solchen Kommunikationskanals kann man sich in etwa vorstellen, wie einen Chatverlauf in einem der bekannten Messenger-Dienste. Auf Seiten der Kanzlei kann die Kommunikation bei Verwendung der Kanzleisoftware WinCaus.net sogar direkt aus dem Akt heraus erfolgen und wird auch dort abgelegt. Aber auch ohne WinCaus.net ist die Nutzung über eine App oder eine Weboberfläche möglich. Der Empfänger der Nachricht wird nur einmal am Anfang identifiziert, um den Kommunikationskanal einzurichten, auf den er dann wahlweise über eine App oder eine Weboberfläche zugreifen kann. Das Identifikationsverfahren kann auf unterschiedlichste Weise erfolgen, etwa durch das Zusenden eines E-Mails mit einem Zugangslink und einem als SMS verschickten Passwort. Natürlich können an einem Kommunikationskanal auch mehrere Personen teilnehmen.

 

Neben der hohen Sicherheit ist die Gewissheit über den Erhalt der Nachricht ein wesentlicher Vorteil. Das System erzeugt einen Zustellnachweis, also eine Information darüber, dass und wann der Empfänger die Nachricht angenommen hat. Zusätzlich können auch aktive Lesebestätigungen eingefordert werden.

Wer ein noch höheres Maß an Sicherheit benötigt, kann mit dem System sogar jede einzelne Nachricht zusätzlich mit einem PIN verschlüsseln und den PIN dem Empfänger über eine zweite Kommunikationsebene (z. B. SMS) übersenden. Diese sichere Kommunikation kann Rechtsanwälten einen wesentlichen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Informieren Sie sich bereits jetzt, EDV 2000 berät Sie individuell.