Der elektronische Akt in WinCaus.net ist mehr, als nur eine visuelle Wiedergabe von Daten. Die Daten, nämlich auch die Dokumente und Dateien, sind tatsächlich physisch in der SQL-Datenbank gespeichert und werden von dort nur für die Zeit des Öffnens und der Bearbeitung extrahiert. Damit liegen alle Daten zentral, was für Backup-Lösungen ideal ist. Zusätzlich besteht ein hohes Maß an Manipulationssicherheit, sowohl gegen ungewollte Fremdzugriffe, als auch gegenüber Ransomware und anderer Schadsoftware.

Der Aufruf der Dateien und Dokumente erfolgt primär aus dem WinCaus.net Akt. Die dort angelegte Dokumentenliste lässt sich je nach Bedarf gestalten, etwa durch eine selbst angelegte Verzeichnisstruktur, die die Zuordnung von Dokumenten innerhalb des Aktes erleichtert. Das integrierte Versionsmanagement bei Dokumenten speichert jede Bearbeitung gesondert, sodass Änderungen nachvollzogen und frühere Dokumentenversionen mit wenigen Mausklicks wiederhergestellt werden können.

Wer eine Vielzahl von Dokumenten verwaltet, wird durch zahlreiche Assistenzfunktionen unterstützt: So können Dokumente direkt vom Scanner in den Akt abgelegt werden. Ebenso lassen sich E-Mails direkt und automatisch in den Akt laden oder direkt aus dem Akt versenden. Die Möglichkeit, Dokumente mit Strichcodes zu versehen, ermöglicht ein schnelles Öffnen des Aktes mittels Scanner. Um Dokumente schneller wiederzufinden, steht auch eine Volltextsuche zur Verfügung, wo nicht nur der gesamte Dokumententext durchsucht wird, sondern auch eine selbst vergebene Beschlagwortung.

Selbstredend können auch Registerabfragen direkt aus dem Akt vorgenommen und im Akt abgelegt werden, wie etwa Grundbuch, Firmenbuch, ZMR, ELAK und Exekutionsregister. Die Kosten der Abfrage werden im Hintergrund als Barauslage zur Weiterverrechnung verbucht. Apropos Firmenbuch: Seit 01.07.2022 stehen bei Einzelunternehmen und GmbH neue, strukturierte Firmenbuchanträge zur Verfügung, die WinCaus.net natürlich ebenfalls ermöglicht.

Elektronischer Akt heißt aber auch, Einsicht von unterwegs nehmen zu können. Dokumente aus einem WinCaus.net Akt können auf Wunsch von überall verwendet werden, wo eine Internetverbindung besteht. Wenn das mal nicht der Fall sein sollte, ist es im Vorfeld möglich, Dokumente zu exportieren, etwa in eine Cloud oder auf ein externes Gerät, zB Laptop oder USB-Stick. Eine ideale Kombination ergibt sich mit Office 365 und Onedrive. Damit können Dokumente für externe Personen wie Mandanten zugänglich gemacht werden. Der Dienst NextCloud bietet sogar eine noch höherwertigere Lösung: Die Daten bleiben in der Kanzlei, die Cloud läuft auf dem eigenen Server und es können individuelle Zugriffsberechtigungen vergeben werden.

Auch bei der Kommunikation setzt man mit einem elektronischen Akt neue Maßstäbe. „Context“ heißt eine in Zusammenarbeit mit dem ÖRAK entwickelte Kommunikationsplattform, die aus dem Akt heraus erfolgt. Speziell bei heiklen Themen oder Mandaten bietet sich diese Lösung an, denn am Ende der Kommunikation wird sie von allen Servern gelöscht. Mandantenseitig kann Context mittels App oder Browser genutzt werden, es ist aber auch die Kommunikation von WinCaus.net zu WinCaus.net – etwa zwischen Anwaltskanzleien – möglich. Context kann auf Wunsch schnell implementiert und für einen Monat kostenlos getestet werden.

Eine neue Version des ARCHIViums wird am 13.12.2022 ausgeliefert. Diese Version ist in WinCaus.net voll eingebunden. Künftig können Personendaten geladen und geändert werden. Dokumente aus dem WinCaus. net Akt können signiert und ins ARCHIVium hochgeladen werden. Das externe Zwischenspeichern der Dateien auf dem Dateisystem entfällt und WinCaus.net erfasst auch gleich die Barauslagen.